Veel resellers en MSP’s zijn niet goed voorbereid op het veilig uit beheer nemen van gebruikte apparatuur met klantdata. Door deze stappen te volgen, kun je toch voldoen aan de hoge standaarden die je jezelf hebt opgelegd. Dit zorgt voor tevreden klanten en een soepel proces.
Als je als IT reseller of Managed Service Provider (MSP) gebruikte apparatuur van klanten wilt inruilen, zijn er een paar belangrijke stappen die je moet volgen. Hier legt Tim het stap voor stap uit.
- Apparatuur Ophalen bij de Klant
Het begint met het ophalen van de gebruikte apparatuur bij de klant. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt over hoe dit gebeurt. Leg vast welke stappen zijn doorlopen en zorg dat de apparatuur netjes verpakt klaarstaat om schade te voorkomen. Voorkom dat klanten de spullen zelf eerst bij jou afleveren.
- Melding bij Aankomst in het Magazijn
Wanneer de apparatuur in ons magazijn aankomt, krijg je hiervan een melding. Zo ben jij op de hoogte van de voortgang. Vanaf dit moment gaat onze verwerkingstijd ook in, daarover later meer.
- Tellen en Registreren
Bij aankomst wordt de apparatuur geteld en geregistreerd. Dit betekent dat je alle serienummers en andere unieke codes noteert. Een digitaal systeem helpt hierbij om alles nauwkeurig bij te houden. Zo kun je snel vergelijken of in ook uit is. Hoe minder tussenstations of personen er aan een batch werken, hoe minder kans op een mismatch.
- Controleren en Data Wissen
De apparatuur moet worden gecontroleerd op beschadigingen en alle data moet worden gewist. Wij vinden dat dit in Nederland moet gebeuren. Zo weet je zeker dat de apparatuur in goede handen is en dat alle klantgegevens veilig zijn verwijderd.
- Betaling aan de Klant
De betaling aan de klant moet binnen een bepaalde tijd gebeuren: binnen 4 weken voor mobiele telefoons en tablets, en binnen 6 weken voor laptops en desktops. Dit zorgt voor duidelijkheid en een effectieve administratieve afhandeling.
Wil je dit op een goede manier inregelen in jouw organisatie? Bel en vraag naar mij!
