Bij het leasen van IT-hardware of het inruilen van oude apparatuur is het verleidelijk om te kiezen voor de laagste maandprijs. Maar wat op het eerste gezicht een slimme financiële beslissing lijkt, kan op de lange termijn duur uitpakken. In deze blog nemen we je mee in de verborgen wereld van lease- en trade-in-modellen en laten we zien hoe je valkuilen kunt vermijden.
Hoe wordt een maandprijs opgebouwd?
De maandelijkse kosten voor het leasen van IT-hardware bestaan uit twee belangrijke onderdelen:
- De rente over de lening. Dit zijn de financieringskosten voor de apparatuur.
- De verwachte restwaarde. Dit is de geschatte waarde van de hardware aan het einde van de leaseperiode.
Hoe hoger de restwaarde waarmee wordt gerekend, hoe lager de maandelijkse kosten. Maar deze ogenschijnlijk voordelige prijs kan je duur komen te staan.
Onrealistische restwaarde
Veel leasemaatschappijen gebruiken een hoge (en soms onrealistische) restwaarde om de maandprijs aantrekkelijk te maken. Maar deze strategie heeft een keerzijde: de verborgen kosten komen vaak pas aan het licht aan het einde van de leaseperiode.
Wanneer de apparatuur wordt ingeleverd, wordt deze beoordeeld op basis van een grading-model. De staat van de hardware bepaalt of er aanvullende kosten in rekening worden gebracht. Omdat de apparatuur al is teruggestuurd, heb je als bedrijf weinig invloed op deze beoordeling. Hierdoor ontstaat ruimte voor interpretatie, en dat kan resulteren in onverwachte naheffingen.
Grading-modellen
De meeste leasepartijen hanteren grading-modellen om de staat van de apparatuur te bepalen. Deze gradaties lopen vaak van A (als nieuw) tot E (defect). Het probleem is dat dit systeem niet altijd transparant is, en kleine gebruikssporen kunnen al resulteren in een lagere grading – en dus extra kosten.
Een transparant grading-systeem is essentieel om verrassingen te voorkomen. Niet elke partij biedt duidelijkheid over dit onderwerp, dus het is belangrijk om hier vooraf vragen over te stellen.
Trade-in voorwaarden
Hetzelfde geldt voor het inruilen van oude IT-hardware. Sommige partijen bieden aantrekkelijke inruilwaarden, maar compenseren dit later met onduidelijke afwikkelingen of verborgen kosten. Een eerlijke en heldere beoordeling maakt hier het verschil. Vraag daarom altijd naar de voorwaarden en criteria voordat de beoordeling van je apparatuur plaatsvindt.
Hoe voorkom je verrassingen?
- Controleer de restwaarde. Vraag hoe de restwaarde wordt berekend en wees alert op onrealistisch lage maandprijzen.
- Kies voor transparantie. Werk samen met een partij die een eerlijk en overzichtelijk grading-systeem hanteert.
- Vraag naar de eindafwikkeling. Hoe wordt de apparatuur beoordeeld? En wat gebeurt er als de grading afwijkt van de verwachtingen?
- Vergelijk verder dan prijs. Een lage prijs zegt weinig zonder een transparante en eerlijke aanpak.
Goedkoop kan duurkoop zijn
Het leasen of inruilen van IT-hardware is meer dan alleen een kwestie van kosten. Transparantie en eerlijkheid zijn cruciaal om onverwachte uitgaven te voorkomen. Door de juiste vragen te stellen en kritisch te blijven, kun je kiezen voor een partner die niet alleen een scherpe prijs biedt, maar ook duidelijke afspraken maakt.
Wil je meer weten over hoe je valkuilen kunt vermijden en het meeste uit je IT-investeringen haalt? Neem contact op met een expert of bekijk de voorwaarden van jouw leasepartner.
